Задачи администратора

В разделе «Задачи» собирается всё, что требует действия администратора. Сейчас это новые онлайн-записи: клиент записался сам через сайт или соцсети, и администратору нужно связаться с ним и подтвердить визит. Задачу видят все администраторы филиала, но взять её может только один — так клиенту не позвонят дважды.

Откуда берутся задачи

Когда клиент записывается онлайн, на шахматке появляется предварительная бронь, а в разделе «Задачи» — задача «🌐 Онлайн-запись». В задаче видно:

• филиал и время поступления заявки;
• имя клиента, телефон (нажмите, чтобы позвонить) и кличку питомца;
• дату и время записи и ссылку «в шахматке»;
• комментарий: выбранная услуга, подтверждён ли номер, ответы на вопросы и комментарий клиента.

Администраторы филиала получают push-уведомление «Новая онлайн-запись». Если администраторов в филиале нет, уведомление приходит управляющему. Как включить уведомления: Уведомления.

Значок задач в шапке

В шапке CRM есть значок 📥. Красная цифра на нём — количество новых задач, которые ещё никто не взял. Нажмите на значок, чтобы открыть раздел «Задачи».

Как обработать задачу

1. Откройте «Задачи», вкладка «В работе». Сверху самые старые задачи.
2. Нажмите «Взять в работу». Остальные администраторы сразу увидят «В работе: <ваше имя>».
3. Позвоните клиенту и договоритесь о визите. Чтобы проверить или перенести запись, нажмите «в шахматке».
4. Нажмите «Закрыть», выберите «Результат» и при необходимости напишите «Комментарий».
5. Нажмите «Сохранить».

Что делает каждый результат:

Результат	Что происходит
«Подтверждено»	Бронь становится обычной записью, задача закрывается
«Перенесено»	Так же, как «Подтверждено». Само время перенесите на шахматке
«Отклонено»	Бронь снимается, время освобождается
«Не дозвонились»	Задача возвращается в очередь с отметкой «не дозвонились: N» — её возьмёт тот, кто позвонит следующим

Если передумали заниматься задачей, нажмите «Вернуть в очередь». Вернуть в очередь или закрыть задачу, которую взял другой сотрудник, могут только управляющий и владелец.

Совет. Подтвердить или отменить бронь можно и прямо на шахматке кнопками «✓ Подтвердить бронь» и «✕ Отменить бронь» в окне записи. Задача тогда закроется сама.

Цвета и просроченные задачи

Полоса слева от задачи показывает её состояние:

• жёлтая — новая, никто не взял;
• красная с меткой «просрочена» — задачу не взяли вовремя;
• синяя — в работе;
• серая — закрыта.

Время на обработку задаётся в настройках онлайн-записи, поле «Эскалация задачи через, мин» (см. Онлайн-запись). Если за это время задачу никто не взял, управляющий филиала получит уведомление «Не обработано: …». Если управляющего нет, уведомление получит владелец.

Закрытые задачи и фильтр по филиалу

• Вкладка «Закрытые» — история обработанных задач: результат и кто закрыл.
• Список вверху — выбор филиала. По умолчанию показаны «Все доступные филиалы».
• Если задач много, внизу появится кнопка «Показать ещё».

Список обновляется сам, перезагружать страницу не нужно.

Пропущенные звонки и свёрнутые окна

Кроме раздела «Задачи», в правом нижнем углу экрана появляется блок незавершённых дел: «Пропущенные звонки» с кнопкой «Перезвонить», а также свёрнутые окна звонков и формы закрытия сделки. Красная цифра над ними показывает, сколько дел ещё не завершено. Нажмите на значок, чтобы развернуть окно. Подробнее о звонках: Звонки.